domingo, 29 de julio de 2012

10 puntos para afrontar con garantías una rueda de prensa

En las ruedas de prensa (RP), los periodistas –en principio acuden a oír lo que nosotros queramos decirles, pero eso no quiere decir que extiendan un cheque en blanco... Si pretendes que te den un espacio en sus medios de comunicación te lo tienes que ganar. Aquí tienes diez puntos para conseguirlo.

1. Tener muy claro lo que se va a decir.
Lleva apuntadas dos o tres ideas-clave. Bastarán 10 minutos para exponerlas (se agradece la brevedad y la concisión). Si se intenta abarcar o precisar excesivamente puede ocurrir que confundamos a los periodistas y tomen la parte por el todo (si nos centramos en detalles), o que les aburramos (si se intenta abarcar demasiado).

2. Frases redondas, rotundas, llenas de contenido.
Es lo principal. Los periodistas resumirán nuestra intervención en dos o tres párrafos. Para ello, necesitan frases rotundas, no contextualizaciones, ni precisiones, ni anécdotas. Si hay radios, pensar en que necesitan sólo una frase de 20 segundos. Decir claramente “la” frase que queremos que se destaque en los medios de comunicación.

3. Piensa que estás explicando algo a tu vecino.
Aunque los periodistas estén especializados luego tienen que escribir para el lector llano. Es preferible que seas tú quien simplifique el lenguaje –sin perder mucha precisión, a que lo hagan ellos.

Foto: maxitell
4. Si se tienen datos, ofrécelos.
A los periodistas, los datos les gustan los porcentajes más porque así tienen elementos objetivos para contrastar y contextualizar; pero dalos sin abrumar. Si el tema de la RP tiene relación con alguna cuestión de actualidad, se puede mencionar.

5. Duración total: 30 minutos; Duración personal: 30 min./nº ponentes.
Las RP deben durar en torno a los 30 minutos. Si los periodistas disponen de más tiempo, ya lo invertirán en el turno de preguntas. Para conocer cuánto debe durar cada intervención, dividir el número de ponentes entre 30 minutos y ajustarse al tiempo obtenido. Evidentemente, si hay un ponente principal, es bueno dejarle más tiempo que al resto.

Asegurarse de que todos los ponentes están de acuerdo en que deben ser breves. No más de 8-10 minutos por ponente. Intervenciones equilibradas y complementarias entre sí para que cada uno aporte al conjunto. Si es necesario, se puede poner alguien al fondo de la sala y avisar si uno de los ponentes se alarga.

Revisar con los ponentes las ideas de su intervención para advertirles que su registro de lenguaje no puede ser el mismo que el que usan ante otros públicos especializados o expertos.

Que los ponentes no lean un texto que los periodistas ya tienen. No hay cosa más aburrida, aunque a los de las radios les venga bien.

Si hay igualdad de importancia entre los ponentes, que hable primero el más interesante. Para que si se van los periodistas pronto, se vayan con material bueno.

6. No criticar a la prensa, ni adularla.

En las ruedas de prensa hay que facilitar el trabajo a los periodistas.
7. Todo es publicable, mientras no se diga lo contrario.
Cuando la RP ha avanzado y estamos más tranquilos, podemos sincerarnos con los periodistas, y es peligroso. Si queremos contar algo en “off the record” no publicable, advertirlo de forma explícita.

8. Las preguntas que nos hagan son nuevas oportunidades.
Nos permiten volver sobre nuestras dos o tres ideas clave. Si van malintencionadas, reconducirlas; si no la entendemos, decirlo con sencillez.

9. Mostrar un tono amable.
Si es posible, sonreír. Un modo de ganarse a los periodistas es llegar cinco minutos antes a la RP y charlar con ellos. Mostrar total disponibilidad.

10. No mirar directamente a las cámaras (fotográficas y de televisión).
Ante las televisiones, mejor no vestir prendas con rayas o cuadros. Si se lleva gafas, procurar que estén en su sitio, no caídas. No esconder las manos bajo la mesa.

jueves, 19 de julio de 2012

Documental: "Comunicar en tiempos de crisis"

Informe Semanal se acerca a la trastienda de la comunicación política. Con expertos nacionales -Luis Arroyo, María José Canel,  Julio César Herrero y Antonio Sola-, e internacionales -Stanley Greenberg, Eugeny Morozov Steven Dong- recorre los aciertos y desaciertos en estos tiempos de crisis económica de políticos como Obama, Zapatero, Rajoy; y personalidades como Juan Carlos I y Urdangarín. 


Manejar expectativas, administrar silencios, pedir disculpas, acertar con el escenario y el momento de transmitir el mensaje, son algunos de los temas de los que debaten en este gran documental.

Visto originalmente en Marketing Político.

miércoles, 18 de julio de 2012

Agujas en los sandwiches de Delta Airlines y una buena (aunque mejorable) comunicación de crisis

"Encuentran seis agujas en los sandwiches de cuatro vuelos de la aerolínea Delta". Este titular puede hundirte en la miseria... o convertirse en un buen caso de comunicación de crisis.

El caso ha aparecido en los medios de todo el mundo: hace dos días se encontraron seis agujas en unos sándwiches en cuatro vuelos de Delta Airlines. Y, lógicamente, causo un serio disgusto a los pasajeros y sospechas en las miles de personas que habitualmente vuelan con esta compañía.
Interior de un avión de Delta Airlines
Me gustaría analizar brevemente el comunicado de Delta que sirve a Efe para redactar la noticia.

1. Admitir la culpa y valorar la gravedad del suceso.
"Delta toma este asunto de una manera seria y está cooperando con las autoridades locales y federales que investigan el incidente".

2. Enfocar el problema, pedir responsabilidades (internas y externas) y obligar a que el proveedor actué.
a) Delta ha tomado "acciones inmediatas" con el proveedor de alimentos.
b) Gate Gourmet, que elaboraba los sandwiches para esos vuelos desde el aeropuerto holandés de Schiphol está siendo sometida a controles por parte de la aerolínea para "asegurar la seguridad y la calidad de los alimentos".
c) "Estamos coordinando la seguridad local y monitoreando la producción de alimentos que se expiden desde Amsterdam para asegurarnos de que se estén siguiendo los procedimientos especiales que están en vigor".
d) Delta ha iniciado una investigación interna "para determinar la raíz de la causa de este alarmante incidente, que estamos tratando como un acto criminal".
Aciertos y errores de Delta Airlines en su comunicación de crisis
3. Reacción inmediata para atajar el problema.
"Delta Airlines ha reemplazado los sandwiches por pizzas".

4. Abrir canales informativos para usuarios y periodistas.
En medios sociales Delta sí ha informado en Twitter, pero no lo ha hecho en su propio website, ni en Facebook. La reacción en medios sociales ha sido pobre, escasa y sin imaginación.

a) Twitter@DeltaNewsroom Safety is No. 1. Delta takes this very seriously. We're cooperating w/ authorities and took immediate action w/ caterer 

b) Facebook (mas de 400.000 seguidores): Tampoco mencionan el suceso y no contestan a una señora que publica un enlace a una noticia.

c) Newsroom del websiteaquí no aparece ninguna mención... 

d) Youtube: no aparece nadie de la compañía explicando el suceso.

martes, 17 de julio de 2012

Cómo gestionar con eficacia las relaciones públicas

Scott M. Cutlip
Hace sesenta años los profesores Scott M. Cutlip y Allen H. Center publicaron su trabajo Effective Public Relations. Una de las aportaciones más replicadas -ahora conseguirían miles de RT- fueron las 7c´s de las Relaciones Públicas: Credibilidad, Contexto, Contenido, Claridad, Continuidad y consistencia, Canales y Capacidad de llegar a la audiencia.

Personalmente siempre me ha parecido más brillante -por sencillo y completo- el modelo que denominaron "El círculo virtuoso", que sirve para planificar correctamente una estrategia de relaciones públicas

El modelo parte y se desarrolla en función de cuatro grandes preguntas: ¿Qué está sucediendo?, ¿interesa reaccionar y decir algo con un objetivo concreto?, ¿cómo y cuándo lo decimos?, ¿el mensaje ha calado en la audiencia?
Módelo de planificación de relaciones públicas.


1. Diagnóstico de la situación 
Quien se desvía un centímetro al principio... el final puede ser terrible. Es fundamental acertar con las preguntas y responderlas adecuadamente.

2. Planificación y programación
Una vez que el equipo está de acuerdo con el diagnóstico (origen, importancia, cómo afecta a la compañía, posibles complicaciones, etc.), se debe pensar qué papel debe jugar la compañía en ese entorno informativo: ¿qué podemos hacer o decir?, ¿qué papel jugamos en la conversación?, ¿qué fases tendrán nuestras acciones?, ¿qué objetivos queremos cumplir y cómo lo mediremos?, ¿quién se encarga de cada cometido?

3. Acción y comunicación
Responde a la pregunta sobre cómo y cuándo actuará la compañía. Me parece importante planificar siempre "planes B", es decir, tener previstas las situaciones negativas o positivas que derivarán de nuestras acciones, o que simplemente escapan a nuestro control por las características del entorno informativo.

En esta fase se ejecuta la planificación, en detalle. Los medios que necesitamos y que utilizamos para llegar a nuestro público, la gestión de los equipos de comunicación y el control del presupuesto, etc.

4. Evaluación
Recuerdo, cuando jugaba en un equipo de fútbol, la importancia que daba el entrenador al calentamiento posterior al partido. Servía para soltar los músculos y prevenir las lesiones, y también era el momento que aprovechaba para resumir el partido, evaluar algunas jugadas importantes, y cómo habíamos ejecutado las indicaciones que nos había dado en la previa del partido. Tenía varias ventajas: recordabas perfectamente los detalles del partido, y te ibas a casa pensando en cómo deberías haber afrontado mejor algunas jugadas. Eso hacía que el entrenamiento siguiente tuviera ya una motivación: superar el partido del domingo...
Algo así ocurre en las acciones de comunicación, pero es algo tremendamente complicado. He vivido muchos casos en los que el éxito o el estrepitoso fracaso, o simplemente el agotamiento físico y mental,  impedía al equipo de comunicación dedicar un último esfuerzo a evaluar el impacto de su trabajo. Y sin eso... no se mejora el siguiente asalto.